电子邮件是世界上最常见的书面交流形式之一，也是最常被滥用的. 电子邮件的信息经常会被打断, growl, 还有吠叫——好像简洁意味着你必须听起来像个老板似的. Not so. 这里有一些写专业邮件的技巧，每次听起来都很棒.

1. 始终填写主题行.  选择一个对读者有意义的话题. 而不是“笔记”或“重要事项”!，而是写一些具体的，比如“申请截止日期”."

2. 以问候开始.  打开电子邮件时一定要打个招呼，比如 “亲爱的莉莉安,”. 这取决于你们关系的正式程度, 你可能想用他们的姓而不是他们的名, i.e. “亲爱的夫人. 价格。”. 如果关系比较随意，你可以简单地说， “嗨凯莉。” 如果你联系的是一家公司，而不是个人，你可以写信 致有关人士:

3. 把你的主要观点放在开头的句子里. 首先陈述你的目的. 例如, “我写信是想询问……” or “我写这封信是博天堂官方网页……” 在邮件开头就明确你的目的是很重要的, 然后进入邮件的正文部分.

4. 像正式文件一样打字.  不要用大写字母(不要大喊大叫)!)，或所有小写字母.

5. 避免在聊天室使用缩略语和首字母缩略词. You 可能是ROFLOL(在地板上打滚大声笑), 但是你的读者可能会想知道WUWT(这是怎么回事).

6. 是短暂的 and 有礼貌的. 如果你的信息超过两三个短段落, 考虑(a)减少信息, 或(b)提供附件. 但无论如何，要保持优雅和礼貌.

7. 注意举止. 想想你成长过程中学到的基本规则，比如说“请”和“谢谢”，并且是认真的. 称呼不认识的人为“先生”., Mrs.，或博士。. 如果对方暗示你可以直呼其名，那就直呼其名.

8. 以结束语结束.  在你结束邮件之前, 礼貌的做法是再次感谢你的读者，并加上一些礼貌的结束语. 你可以从 “感谢您的耐心与合作." or “谢谢您的考虑." 然后接着说， 如果你有任何问题或顾虑，请不要犹豫，告诉我." and “我期待着你的消息." 然后，在结尾写上你的名字. “问好”, “真诚”, and “谢谢你。” 都很专业. 最好避免使用“Best wishes”这样的结束语,或“干杯”,因为这些最适合在休闲场合使用, 个人电子邮件.

9. 添加包含适当联系信息的签名块.  在大多数情况下, 你的名字, 办公地址, 电话号码, 如果你的公司要求的话，还可以附上一份法律免责声明. 你 need 用巧妙的引语和艺术品把签名块弄得乱七八糟? 可能不是.

10. 编辑校对 之前 达到“发送.“你可能认为自己太忙了，没时间为小事操心, 但不幸的是，你的读者可能会认为你粗心大意.

11. 及时回复严肃的邮件.  如果您需要超过24小时收集信息或作出决定, 发送一个简短的回复解释延迟.

12. 等待填写“收件人”电子邮件地址.  在输入“收件人”地址之前，检查一下你的写作和附件，确保它们是你想要的. 这将防止你不小心过早地发送电子邮件. 在过去, 我不小心点击了发送图标, 当我真的想点击附件图标时.